Корпоративный портал некоторые представители бизнеса часто путают с обычным сайтом-визиткой, который выступает в роли инструмента для продвижения товаров или услуг. На деле же речь идет о ресурсе, с помощью которого можно выполнять внутренний документооборот, обмен рабочей информацией. Также за счет подключения качественного сервиса можно автоматизировать немалое количество рутинных дел, отбирающих у сотрудников драгоценное время.
Сложно говорить об интранет-портале, как о стандартном сайте. Правильнее обозначать его как совокупность инструментов, позволяющих решать деловые задачи и контролировать рабочий процесс. Для удобства подобную систему можно сравнить с современной социальной сетью, которая работает исключительно в рамках одного предприятия и вместо развлекательной составляющей делает упор на плодотворное выполнение дел. Необходимый минимум блоков интранета выглядит следующим образом:
- полные сведения об организации;
- данные штатных и удаленных работников;
- новостная лента, в которой отражаются все внутренние изменения и происшествия;
- документальная база с инструкциями, уроками, уставными документами;
- системы общения сотрудник-сотрудник и сотрудник-руководитель.
На практике подобное решение помогает повышать эффективность взаимоотношения между разными отделами и специалистами. Руководители могут устанавливать общие и индивидуальные задания, контролировать их выполнение, передавать электронные документы и доносить важную информацию сразу всему персоналу.
Важно понимать, что не только наличие качественного интранет-портала является залогом улучшения бизнес-процессов и коммуникации между работниками. Немаловажную роль играет открытая организация, при которой любой специалист может взаимодействовать с руководством без социальных или каких-либо других преград. Таким образом формируется атмосфера, в которой каждый член команды чувствует себя полноправным звеном единого механизма. Корпоративный портал помогает в данном случае стереть лишние границы и упростить аспекты коммуникации.
Для каких организаций это выгодно?
Наиболее продуктивно внедрение интранет-сети для фирм, штат которых частично или полностью состоит из персонала, работающего удаленно. Подобный сайт при должном функционале и должном уровне безопасности дает возможность частично заменить собой офис. Не менее востребовано такое решение для компаний, которые имеют несколько филиалов, размещенных на разных локациях. Разумеется, если в фирме работает 3-4 человека, то создание сложной системы может стать финансово невыгодной, а порой и бесполезной затеей.
Увы, далеко не все руководители соглашаются с необходимостью создания качественной системы, желая сэкономить финансы и направить их на решение других задач. Внедрение интранета нужно компаниям, если:
- работники тратят слишком много времени на поиск и обработку необходимых данных, а также документооборот;
- эффективность персонала, а также получение информации находятся на недостаточном уровне;
- требуется повышение прозрачности рабочего процесса, контроль за распределением времени и прочие аспекты, которые влияют на обратную связь;
- нужно повысить продуктивность за счет оптимизации бизнес-процессов.
В дополнение к вышеперечисленным пунктам можно отметить ситуации, при которых предприятиям требуется быстро обучать сотрудников или переводить на новые стандарты. Тренинги и курсы можно проводить онлайн, при установке соответствующих модулей. Легкий и быстрый доступ к необходимым знаниям упростит все без отрыва от выполнения первоочередных обязанностей.