Сотрудничество является ключевым элементом успеха любой организации. Группы Office 365 являются наиболее используемыми на сегодняшний день инструментами совместной работы, включая приложения Outlook, Teams, Yammer и Share Point. Сотрудники получают возможность быстро создавать группы и работать вместе с коллегами, обмениваясь в группах документами, электронными письмами и календарями. По мере увеличения числа групп организации необходимо найти баланс между необходимостью очистки неиспользуемых групп и предотвращением непреднамеренного удаления любых ценных данных.
Разработчики объявили о новой версии политики истечения срока действия, которая гарантирует, что любая группа, которая активно используется, продолжает оставаться доступной, несмотря на превышенный срок действия. Эта функция облегчает жизнь пользователям, включая администраторов, владельцев групп и участников за счет автоматизации расчета и продления срока работы путем отслеживания групп по активности в различных приложениях, таких как Share Point, Outlook.
Новая политика делает управление жизненным циклом группы полностью автоматизированным
Текущая политика позволяет вам установить срок действия для нескольких или всех групп Office 365. По истечении определенного срока действия владельцам предлагается обновление необходимых групп при необходимости. Автоматическое обновление исключает необходимость каких-либо ручных действий со стороны их владельцев.
Пример. В Contoso администратор выставил время «жизни» группы на 180 дней. Меган является владельцем Contoso Marketing O365 Group, членами которой стали Энрико и Алекс. Срок действия истекает через 45 дней. Если владелец или участник проявляет активность (например, загружает документы в Share Point, посещает канал Teams или отправляет электронные письма в Outlook), «жизнь» группы автоматически продлевается еще на 180 дней, при этом владельцу не приходит никаких соответствующих уведомлений.
Дополнительные возможности:
- Ручное управление. Владельцы групп по-прежнему смогут пользоваться ручным удалениям для более четкого контроля.
- «Мягкое удаление». Как и прежде, группы, которые не обновляются (автоматически с учетом активности или вручную), будут удаляться. Группы в состоянии «Soft-delete» можно восстановить в течение 30 дней, по истечении которых их содержимое будет стерто без возможности восстановления.
- Действия пользователя, позволяющие автоматически продлить существование группы, включают в себя использование сервисов SharePoint (просмотр, редактирование, загрузка, перемещение, совместное использование, выгрузка файлов), Outlook (присоединение к группе, чтение / запись группового сообщения из группового пространства, в качестве сообщения (OWA)), Teams (посещение командных каналов).
Мы продолжим обновлять этот список, что даст возможность более точно настраивать автоматическое обновление группы.
Администраторы могут получить список автоматически обновляемых групп из журналов аудита на портале Azure.
С чего лучше начать?
Политику истечения срока действия групп Office 365 можно настроить на портале Azure Active Directory, а также на программном уровне посредством Power Shell Azure Active Directory. Обратите внимание, что вам нужна лицензия Azure AD Premium. Ниже приведено краткое руководство по началу работы с функциональными возможностями нового портала.
Создайте политику истечения срока действия. Войдите на портал Azure, выберите Azure Active Directory, перейдите на вкладку «Группы» и выберите «Срок действия» в разделе «Настройки».
Задайте жизненный цикл группы: укажите срок жизни группы в днях и выберите, к каким группам вы хотите применить настройки срока действия.
Владельцы будут уведомлены о необходимости продления за 30 дней до того, как истечет заданный срок, и с момента получения этого уведомления они могут обновить свою группу одним щелчком мыши.
Если в группе пользователь не проявляет активности в течение требуемого периода времени, срок действия истечет. Группа будет оставаться в «мягком удаленном» состоянии в течение 30 дней. Владельцы получат уведомление, сообщающее им, что их группа была удалена, что дает возможность восстановить ее в течение 30 дней. После этого будет выполнено окончательное удаление.
Автоматическое обновление на основании активности пользователя. Для включения этой функции не требуется выполнять никаких явных действий. В том случае, когда для групп Office 365 установлена политика истечения срока действия, автоматическое обновление будет включено по умолчанию.