Мы рады сообщить о появлении в свободном доступе политики истечения срока действия на основе активности пользователей для Групп Office 365. Это означает, что любые активные группы, на которые распространяется данная политика, будут автоматически обновлены.
Группы Office 365: новые возможности совместной работы в Office 365
Сотрудничество является ключевым элементом успеха любой организации. Группы Office 365 – наиболее используемая на сегодняшний день служба для совместной работы в Microsoft 365, совместимая с рядом приложений, включая Outlook, Teams, Yammer и SharePoint. Пользователи могут быстро создавать группы и начинать сотрудничество с коллегами, обмениваясь документами, электронными письмами и календарными планами.
В качестве примера можно привести такой случай. В корпорации Contoso администратор поставил срок существования группы на 180 дней. Меган – владелец Contoso Marketing Office 365 Group, в которой также состоят Энрико и Алекс. Срок действия ее группы истечет через 45 дней. Если владелец или участник выполняет определенные действия, к примеру, загрузит документ в SharePoint, посетит канал Teams или отправит электронное письмо коллегам в Outlook, группа автоматически обновляется еще на 180 дней.В то же время не будет поступать никаких уведомлений об истечении срока действия.
По мере увеличения числа групп Office 365 организации необходимо найти баланс между удалением неиспользуемых групп и предотвращением непреднамеренного удаления любых важных групп, что приведет к потере ценных данных.
Разработчики услышали отзывы и внесли некоторые изменения! Они объявили о новой версии политики истечения срока действия, которая гарантирует, что любая группа, которая активно используется, продолжит оставаться доступной даже после завершения этого срока. Эта функция облегчает жизнь пользователям, включая администраторов, владельцев групп и участников, за счет автоматизации процесса. Активность подразумевает использование разных приложений, например SharePoint или Outlook, привязанных к группе.
Обновленная политика истечения срока действия делает управление жизненным циклом групп автоматическим
Нынешняя политика дает вам возможность устанавливать срок действия для конкретных или всех групп Office 365. По окончании заданного периода владельцам поступает предложение выполнить обновление, если это все еще актуально. Благодаря представленному нововведению группы, которые активно используются, будут обновляться автоматически. Это исключает необходимость каких-либо самостоятельных действий со стороны их владельцев. Активность пользователей отслеживается по использованию приложений Office 365, таких как Outlook, SharePoint, Teams, Yammer и другие.
Как и прежде, группы, которые не обновлялись определенное время (в автоматическом режиме, на основании активности или самим владельцем), будут удаляться в «мягком режиме». В таком состоянии их можно будет восстановить в течение 30 дней, после чего расположенный в них контент будет удален безвозвратно.
Действия пользователя для автоматического продления группы
Пользователю будет необходимо выполнить следующие действия, чтобы «время жизни» группы автоматически продлилось:
- SharePoint – просмотр, редактирование, скачивание, перемещение, а также загрузка файлов;
- Outlook – вступление в группу, чтение/запись сообщения;
- Teams – посещение каналов Teams
В дальнейшем мы будем расширять этот перечень, чтобы дать вам возможность выполнять более точную настройку автоообновления.